Nuestros aprendizajes sobre asociaciones colaborativas

Las relaciones colaborativas basadas en la apertura, la equidad, el beneficio mutuo y la integridad son fundamentales para lograr la transformación necesaria para resolver desafíos sociales y medioambientales sin precedentes a gran velocidad y escala. Con más de 40 organizaciones asociadas, examinar cómo trabajamos con otros es fundamental para BHP Foundation. Tanto es así que articulamos muchas de nuestras ambiciones dentro del estatuto de nuestra organización llamado Nuestro Compromiso.  

Como mecanismo de feedback, el año pasado pedimos a las organizaciones asociadas que compartieran sus opiniones con nosotros a través de una encuesta anónima realizada por terceros y basada en el marco Fit for Partnering de The Partnering Initiative, con la intención de fomentar la obtención de feedback honesto. Doce meses después, volvimos a consultar a los socios para mostrarles sus comentarios y compartir el progreso de las acciones tomadas en respuesta.  

A continuación, se muestra un resumen de lo que nos dijeron las organizaciones asociadas y cómo hemos respondido hasta el momento. 

Lo que nos dijeron las organizaciones asociadas

Liderazgo y estrategia: entender por qué las organizaciones se asocian con BHP Foundation 

Organizaciones asociadas: 

• describieron a BHP Foundation como colaborativa, innovadora e impactante.  

• el 92 % estuvo de acuerdo en que la fundación está a la altura de su declaración de compromiso, especialmente en cuanto al apoyo a las organizaciones asociadas para lograr sus aspiraciones.  

• dijeron que las organizaciones más pequeñas valoraban especialmente la financiación para el fortalecimiento organizacional a fin de mejorar su impacto y lograr avances importantes hacia la sostenibilidad a largo plazo. 

• nos dijeron que no tenían clara la estrategia general de BHP Foundation y que agradecerían una mayor comprensión de cómo su trabajo puede posibilitar la acción colectiva.  

Cultura de asociación: comprender la confianza en el modelo de asociación 

Organizaciones asociadas: 

• indicaron que los procesos, particularmente en la fase de diseño, requieren mucho tiempo y podrían mejorarse para reducir la carga sobre las organizaciones asociadas.  

• agradecieron los esfuerzos de BHP Foundation para desarrollar relaciones con ellos que fomenten altos niveles de comodidad y confianza.   

• el 86 % indicó que se sienten cómodas compartiendo no solo los avances positivos sino también los desafíos experimentados durante la implementación de los proyectos para permitir cambios ágiles y adaptativos en su trabajo.    

Habilidades y apoyo: comprender la efectividad de los recursos  

Organizaciones asociadas: 

• reconocieron que BHP Foundation invierte una buena cantidad de tiempo y recursos no financieros, entre ellos, el diagnóstico y la resolución de problemas, la planificación de estrategias y proyectos, y la planificación de riesgos y la resiliencia.  

• sugirieron que BHP Foundation podría hacer más para mejorar la conexión y la colaboración entre organizaciones asociadas y fomentar conexiones con otras organizaciones fuera de sus redes, incluidas las agencias gubernamentales relevantes.

Sistemas y procesos: comprender si los procedimientos son adecuados para la asociación  

Organizaciones asociadas: 

• la mayoría destacó que los procesos de selección para subvenciones y contratación son largos, complicados y requieren muchos recursos.  

• compartieron que, en todos los programas, la frecuencia de comunicación, la transparencia y la calidad de la información proporcionada por la fundación es generalmente alta.

Qué cambiamos 

Surgieron tres prioridades que requerían atención inmediata en las áreas de mejora identificadas. Buscamos responder:  

1. ¿Cómo se toman las decisiones sobre estrategia, indicadores clave de desempeño y financiación? 

2. ¿Cuándo la evaluación y la medición del desempeño entran en el ciclo del proyecto y qué se hace con la información? 

3. ¿Se pueden simplificar y reducir los requisitos administrativos y de presentación de informes? 

Para abordar estas preguntas, nosotros: 

Maduramos nuestro modelo de gobernanza y toma de decisiones 

Desde que se estableció BHP Foundation en 2014, la Junta Directiva de la fundación ha estado muy comprometida con el desarrollo de estrategias, la identificación de programas y la aprobación de proyectos, un enfoque consistente con muchas organizaciones emergentes. Para brindar un mayor liderazgo y apoyo estratégico a las organizaciones asociadas, nuestra estructura de gobernanza necesitaba evolucionar para reflejar nuestra creciente madurez como organización. 

Nuestro nuevo enfoque de gobernanza se centra en el conocimiento generativo para respaldar el desempeño organizacional. Este modelo, basado en este marco, apoya la delegación de la toma de decisiones importantes a la gerencia y maximiza los conocimientos estratégicos de los miembros de la Junta, sin dejar de gestionar las responsabilidades fiduciarias. Esto permite a BHP Foundation aclarar las responsabilidades y, cuando corresponda, agilizar la toma de decisiones.

También buscamos aprender de lo que hacen otras fundaciones y recurrimos a investigaciones existentes; además, consultamos a expertos en gobernanza filantrópica para iniciar un recorrido hacia la alineación con los estándares de la industria y las últimas tendencias en gobernanza filantrópica.  

Implementamos un nuevo enfoque para la medición, el aprendizaje y la evaluación.

La medición y evaluación del desempeño original de BHP Foundation se basaba en un marco de monitoreo, evaluación y presentación de informes. Este marco reforzó una cultura de presentación de informes basada ​​en el cumplimiento y no tenía cohesión entre los distintos puntos de medición y evaluación dentro de la organización. Esto resultó en procesos engorrosos y una brecha en el análisis de la información.   

Durante los últimos dos años, introdujimos capacidad dedicada en esta área y, con esta experiencia adicional, la fundación lanzó una nueva Política de Medición, Aprendizaje y Evaluación (MLE) centrada en permitir una gestión adaptativa y generar consistencia entre la medición, el aprendizaje y la evaluación a nivel de programa y proyecto.  

Esto ayudó a simplificar las expectativas de las organizaciones asociadas, centrando el esfuerzo en torno a un conjunto básico de medidas (enmarcadas en cinco dimensiones de impacto), e integrando cuestiones relacionadas al aprendizaje para ayudar a centrar las evaluaciones de proyectos en el aprendizaje, en lugar del cumplimiento. 

Reducción de las expectativas de administración de proyectos en las organizaciones asociadas

BHP Foundation ha simplificado los requisitos mínimos en los contratos de subvención, está trabajando para reducir la “jerga legal” en los contratos, ha reducido la frecuencia de los requisitos de presentación de informes escritos y ha reorientado los informes hacia el aprendizaje (en lugar de la finalización de actividades) para mejorar la flexibilidad.  

El antiguo enfoque de administración de proyectos de la fundación era más conservador. Por ejemplo, la presentación de informes debía hacerse trimestralmente de forma obligatoria y se centraba de manera integral en las actividades, lo que daba como resultado largas listas de indicadores clave de desempeño.

Medir el progreso

A principios de este año, BHP Foundation celebró una serie de seminarios web para compartir estos cambios con las organizaciones asociadas. Fue un paso importante para demostrar el valor del feedback y comprobar si se estaba avanzando en la dirección correcta. 

Una breve encuesta ayudó a evaluar el feedback inmediato (véase el gráfico anterior) y continuó identificando oportunidades de mejora, entre ellas, la gestión del cambio al introducir nuevos procesos; mayor claridad en torno a los roles y responsabilidades, y mayores oportunidades para mejorar el proceso de diseño del proyecto.

Reconocimiento  

Agradecemos a todas las organizaciones asociadas que proporcionaron feedback y continuamos brindando información sobre cómo podemos asociarnos para lograr el progreso. Estamos comprometidos con el uso del feedback como herramienta esencial para satisfacer las necesidades de nuestras organizaciones asociadas y hallar la forma de lograr un impacto duradero.  

Esperamos que compartir nuestros aprendizajes hasta ahora y nuestras respuestas pueda ayudar a otras organizaciones filantrópicas a maximizar su impacto y emprender este valioso ejercicio para fomentar relaciones más equitativas y que se refuercen mutuamente.